Concevoir et gérer son projet GMAO ou QHSE

gestion de projet gmaoLa conception et la gestion de son projet GMAO ou QHSE demande un soin particulier, mais aussi complexe que cela puisse être, le projet peut être facilement mené à bien à condition de suivre une méthode efficace.

DSDSystem vous accompagne dans cette démarche, étape par étape, vous faisant bénéficier de son expertise en gestion de projet.

Le choix de votre logiciel en 5 étapes

1. Planifiez votre projet GMAO ou QHSE dès le départ

En vous fixant rapidement des objectifs de temps et des échéances vous permettra de gérer d’autant mieux votre projet, tout en vous donnant la possibilité de tester la réactivité des acteurs que vous solliciterez. Le projet ne doit cependant pas être trop ambitieux : laissez-vous au moins 6 à 8 semaines pour définir vos besoins, contacter plusieurs développeurs ou prestataires, assister à des démonstrations, ajuster votre budget…

La durée moyenne d’un projet de déploiement de progiciel (GMAO ou HSE/QSE) est généralement de 2 à 6 mois, du début des réflexions au choix de la solution, puis de 3 mois à 1 an (variable selon l’ampleur du projet) pour la mise en œuvre et le « rodage ».

2. Rassemblez vos données pour faciliter la transition

Le transfert des données vers la nouvelle solution GMAO pourra être quasi-instantanée comme prendre des semaines entières de travail perdu… si vous n’avez pas les outils ni l’organisation nécessaire ! En préparant et structurant les données dès le départ, vous facilitez grandement leur mise en œuvre.

Cela vous permettra également d’ajouter les transferts de données et interfaces dans votre cahier des charges : le temps nécessaire pour rendre la GMAO opérationnelle est aussi un critère de choix important !

3. Partez de vos besoins pour définir les critères majeurs

visuel-gmao-altairLa plupart des GMAO du marché vous proposeront des fonctions standard correspondant au noyau dur du métier : les demandes d’interventions, les bons de travaux… les fonctionnalités basiques achat-stocks tendent également à se généraliser. Il est donc important de définir les critères spécifiques qui vont être éliminatoire ou déterminants, par exemple :

  • Une technologie Full Web pour y accéder de n’importe quel poste
  • Une formule de location du logiciel car vous n’avez pas de budget d’investissement
  • Une application mobile pour améliorer la qualité des retours des techniciens
  • La lecture des codes-barres pour faciliter les inventaires
  • Une modélisation 3D des zones à risque pour préparer les interventions
  • Une gestion QHSE pour mutualiser l’outil avec le système de management intégré
  • Des fonctions spécifiques pour protéger les travailleurs isolés (terminal d’urgence, détection de chute…)

4. Préparez soigneusement et profitez pleinement des démonstrations

Après vos premières recherches, vous allez probablement retenir 3 à 5 solutions répondant à vos besoins. La phase suivante -et sûrement la plus décisive- est celle des démonstrations. N’hésitez pas à préparer des questions concernant l’ergonomie du logiciel, les fonctionnalités spécifiques, etc. lors de la présentation du logiciel, afin de mieux comprendre son approche.

Les démonstrations réalisées par DSDSystem sont en mode  »prise en main assistée » : vous à tout moment prendre la main du logiciel pendant la présentation, en bénéficiant de l’assistance du conseiller en ligne. Vous obtenez ainsi un vrai premier contact avec le logiciel, sans être livré à vous-même.

Après une ou deux démonstration, plusieurs échanges, une affinement des offres (options, nombre d’utilisateurs…), vous aurez toutes les cartes en main pour choisir votre GMAO !

Continuer à gérer votre projet GMAO / QHSE après l’achat

5. La mise en oeuvre initiale

Cette étape est constituée de 4 phases majeures :

  • L’installation, généralement faite par l’éditeur du logiciel. Elle peut durer d’une demi-journée pour un logiciel Full Web à une semaine pour un solution lourde.
  • L’accompagnement au déploiement et paramétrage. Cette étape permet d’adapter votre progiciel GMAO précisément à vos besoins, avec l’assistance des consultants de l’éditeur.
  • La formation initiale. Une session de formation initiale de 1 à 2 journées permet d’accélérer la prise en main du logiciel.
  • L’import des données. Bien préparée et avec les outils adaptés, cette phase peut être très rapide.

6. Adoptez la GMAO ou votre logiciel HSE progressivement

Une fois votre le logiciel choisi installé, votre projet n’est pas encore fini… Il faut encore transférer les données, mettre en place les processs… et surtout convertir tout le service à la solution !

Nous recommandons d’acclimater la GMAO process par process, et votre logiciel QHSE domaine par domaine, en opérant une transition progressive de l’ancien système vers le nouveau. En optant pour cette approche douce, vous encouragerez les utilisateurs à adopter le logiciel, sans être déboussolé par trop de changements d’un seul coup.

7. Continuer à vous former à l’outil

Si certaines solutions, comme celles de DSDSystem, sont particulièrement intuitives, elles nécessitent tout de même de la formation pour pouvoir en tirer le maximum. Nous recommandons toutefois de prévoir une seconde session de formation une fois que l’outil est pleinement utilisé : elle permettra d’améliorer grandement l’expérience utilisateur, de découvrir de nouvelles « astuces » et fonctionnalités permettant de tirer le meilleur parti de votre logiciel GMAO ou votre solution de gestion QHSE.

8. Faites le bilan régulièrement

A intervalles réguliers (tous les ans, tous les 2 ans…), faites un bilan général de du projet, et de l'utilisation des logiciels, définissez les besoins en matière de fonctionnalités, de formation… et faite évoluer la solution avec vous.

Parce qu’un logiciel peut vous convenir à un instant T, puis devenir obsolète au fil des années, alors que votre métier a évolué… auquel cas une mise à jour ou un changement de logiciel est à prévoir.

Chez DSDSystem, c’est le métier qui fait évoluer les logiciels, et chaque nouvelle version répond à un besoin nouveau émergent de nos utilisateurs.

L'expertise de DSDSystem

DSDSystem accompagne depuis 2003 les entreprises de tous secteurs d'activité dans leur projet de déploiement de logiciel GMAO et QHSE. Avec plus de 200 références client et des projets suivis sur plus de dix ans, la société a pu mettre son expertise à l'épreuve des projets les plus simples comme les plus complexe.

Grâce à cela, DSDSystem est votre partenaire de choix dans tout projet de déploiement de progiciel GMAO et QHSE, ainsi que pour l'optimisation de vos systèmes, la formation de votre personnel et le conseil sur le long terme.

Découvrons ensemble comment nous pouvons répondre à vos besoins !

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