Votre projet GMAO ou QHSE
Concevoir et gérer son projet GMAO ou QHSE
La conception et la gestion de son projet GMAO ou QHSE demande un soin particulier, mais aussi complexe que cela puisse être, le projet peut être facilement mené à bien à condition de suivre une méthode efficace.
DSDSYSTEM vous accompagne dans cette démarche, étape par étape, vous faisant bénéficier de son expertise en gestion de projet.
Le choix de votre logiciel en 5 étapes
1. Planifiez votre projet GMAO ou QHSE dès le départ
En vous fixant rapidement des objectifs de temps et des échéances vous permettra de gérer d’autant mieux votre projet, tout en vous donnant la possibilité de tester la réactivité des acteurs que vous solliciterez. Le projet ne doit cependant pas être trop ambitieux : laissez-vous au moins 6 à 8 semaines pour définir vos besoins, contacter plusieurs développeurs ou prestataires, assister à des démonstrations, ajuster votre budget…
La durée moyenne d’un projet de déploiement de progiciel (GMAO ou HSE/QSE) est généralement de 2 à 6 mois, du début des réflexions au choix de la solution, puis de 3 mois à 1 an (variable selon l’ampleur du projet) pour la mise en œuvre et le « rodage ».
2. Rassemblez vos données pour faciliter la transition
Le transfert des données vers la nouvelle solution GMAO pourra être quasi-instantanée comme prendre des semaines entières de travail perdu… si vous n’avez pas les outils ni l’organisation nécessaire ! En préparant et structurant les données dès le départ, vous facilitez grandement leur mise en œuvre.
Cela vous permettra également d’ajouter les transferts de données et interfaces dans votre cahier des charges : le temps nécessaire pour rendre la GMAO opérationnelle est aussi un critère de choix important !
3. Partez de vos besoins pour définir les critères majeurs
La plupart des GMAO du marché vous proposeront des fonctions standards correspondant au noyau dur du métier : les demandes d’interventions, les bons de travail… les fonctionnalités basiques achat-stocks tendent également à se généraliser. Il est donc important de définir les critères spécifiques qui vont être éliminatoires ou déterminants, par exemple :
- Une technologie Full Web pour y accéder de n’importe quel poste
- Une formule de location du logiciel car vous n’avez pas de budget d’investissement
- Une application mobile pour améliorer la qualité des retours des techniciens
- La lecture des codes-barres pour faciliter les inventaires
- Une modélisation 3D des zones à risque pour préparer les interventions
- Une gestion QHSE pour mutualiser l’outil avec le système de management intégré
- Des fonctions spécifiques pour protéger les travailleurs isolés (terminal d’urgence, détection de chute…)
4. Préparez soigneusement et profitez pleinement des démonstrations
Après vos premières recherches, vous allez probablement retenir 3 à 5 solutions répondant à vos besoins. La phase suivante -et sûrement la plus décisive- est celle des démonstrations. N’hésitez pas à préparer des questions concernant l’ergonomie du logiciel, les fonctionnalités spécifiques, etc. lors de la présentation du logiciel, afin de mieux comprendre son approche.
Les démonstrations réalisées par DSDSYSTEM sont en mode « prise en main assistée » : vous à tout moment prendre la main du logiciel pendant la présentation, en bénéficiant de l’assistance du conseiller en ligne. Vous obtenez ainsi un vrai premier contact avec le logiciel, sans être livré à vous-même.
Après une ou deux démonstrations, plusieurs échanges, un affinement des offres (options, nombre d’utilisateurs…), vous aurez toutes les cartes en main pour choisir votre GMAO !
Continuer à gérer votre projet GMAO / QHSE après l’achat
6. Adoptez la GMAO ou votre logiciel HSE progressivement
Une fois votre le logiciel choisi installé, votre projet n’est pas encore fini… Il faut encore transférer les données, mettre en place les process… et surtout convertir tout le service à la solution !
Nous recommandons d’acclimater la GMAO process par process, et votre logiciel QHSE domaine par domaine, en opérant une transition progressive de l’ancien système vers le nouveau. En optant pour cette approche douce, vous encouragerez les utilisateurs à adopter le logiciel, sans être déboussolé par trop de changements d’un seul coup.
7. Continuer à vous former à l’outil
Si certaines solutions, comme celles de DSDSYSTEM, sont particulièrement intuitives, elles nécessitent tout de même de la formation pour pouvoir en tirer le maximum. Nous recommandons toutefois de prévoir une seconde session de formation une fois que l’outil est pleinement pris en main : elle permettra d’améliorer grandement l’expérience utilisateur, de découvrir de nouvelles « astuces » et fonctionnalités permettant de tirer le meilleur parti de votre logiciel GMAO ou votre solution de gestion QHSE.
8. Faites le bilan régulièrement
A intervalles réguliers (tous les ans, tous les 2 ans…), faites un bilan général du projet, et de l’utilisation des logiciels, définissez les besoins en matière de fonctionnalités, de formation… et faites évoluer la solution avec vous.
Parce qu’un logiciel peut vous convenir à un instant T, puis devenir obsolète au fil des années, alors que votre métier a évolué… auquel cas une mise à jour ou un changement de logiciel est à prévoir.
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