La définition des besoins en amont du choix d’une GMAO est un incontournable sur lequel il ne faut pas faire l’impasse.
En effet, les principales causes pouvant faire échouer un projet de mise en place d’une GMAO est la non définition des besoins réels en termes de gestion de la maintenance assistée par ordinateur.
Les 2 types de situations les plus fréquentes :
Depuis 2003, l’équipe de DSDSYSTEM a accompagnée plusieurs centaines de clients dans la mise en place de la GMAO Altair Enterprise. Au cours de ces 20 années nous avons pu travailler sur de nombreux projets dont les besoins et contextes étaient tous différents. Parmi ces projets, 2 cas de figure ont fréquemment été rencontrés.
Cas 1 : Pas de cahier des charges formalisé
Cela se présente lorsqu’un client souhaite intégrer une GMAO sans que le périmètre et les besoins aient été clairement identifiés. Dans ce cas le client va découvrir les fonctions du logiciel et naviguera à vue dans la mise en œuvre de celui-ci. Il n’aura aucune idée des charges de travail interne à prévoir. De plus, les données de base qui sont primordiales à la mise en œuvre de toute GMAO seront dans la plupart des cas absentes ou éparpillées dans différents supports et donc difficilement exploitables. Cette approximation et l’absence d’anticipation peut fortement impacter le projet en termes de coût et de délai de réalisation.
Lors de ma carrière de consultant en gestion de la maintenance assistée par ordinateur, j’ai pu rencontrer ce cas d’étude à plusieurs reprises. Voici une anecdote qui l’illustre parfaitement au sein d’une société de production industrielle.
Ce client souhaitait mettre en place une GMAO en pensant qu’elle résoudrait tous ses problèmes de maintenance. Nous avons donc installé la GMAO sur leur serveur informatique. Une semaine après, le directeur appelle affolé et indique que la GMAO n’est pas encore opérationnelle, que personne ne s’en sert. Nous lui rappelons alors qu’une GMAO est un outil informatique qu’il convient d’alimenter en données (machines, pièces, gammes de maintenance…) et qu’il faut former les utilisateurs, organiser la mise en place de la GMAO avant de pouvoir l’utiliser. Ces opérations peuvent prendre entre 3 à 6 mois au minimum. Ces points avaient été précisés au responsable maintenance lors des démonstrations. Le Directeur quant à lui pensait tout simplement que la GMAO allait être livrée clé en main avec ses données …
Cette anecdote illustre la situation de nombreux services de maintenance à qui on demande l’impossible mais sans allouer les moyens nécessaires. La maintenance est souvent considérée comme une variable d’ajustement alors qu’elle est un service central et stratégique pour les entreprises.
Cas 2 : Le cahier des charges « à la Prévert »
L’exacte opposé de l’anecdote précédente. Ici un cahier des charges à bien été rédigé. Cependant il intègre toutes les fonctionnalités envisageable dans une GMAO,voir pour certaines, en dehors du périmètre de la maintenance. Ce dossier comporte trop de demandes farfelues qui ne seront finalement pas utilisées par les opérateurs. En effet, plus les exigences sont complexes et variées, plus elles vont demander de la saisie de données par l’utilisateur rarement informé de leur utilité. La plupart du temps, lorsque nous rencontrons ce cas d’étude, l’effort de mise en œuvre est sous-estimé. Il est alors impossible pour le service maintenance de faire son travail tout pilotant la mise en place d’une GMAO. Les risques sont alors d’entrainer une désaffection de la GMAO et de donner une mauvaise image du service maintenance.
Là encore, au cours de ma carrière, j’ai eu à travailler sur de tel projet. Voici une anecdote édifiante où un cabinet externe a rédigé un cahier des charges GMAO pour un client industriel :
Dans le cadre de ce projet, le cahier des charges de plusieurs centaines de pages comportait un tableau d’exigence de plus de 400 lignes. S’y trouvaient toutes les fonctionnalités possibles et imaginables que l’on puisse demander à une GMAO. Ce dossier était en réalité un véritable catalogue de ce que l’on peut imaginer en termes de gestion de maintenance. Les éditeurs ont répondu tout en alertant et questionnant sur l’intérêt véritable de toutes ces demandes. Une demande anodine sur le papier peut demander un niveau d’exigence de la part du client final que bien peu d’entreprises peuvent assurer. L’impact est alors aussi bien financier que temporel. Le choix du produit par le cabinet de consultants s’est ensuite fait en 2 jours.
Le temps de rédaction du cahier des charge ayant été considérable, la date de démarrage approchant, le client était pressé de commencer l’intégration du logiciel malgré les alertes des éditeurs. Il est pourtant impossible d’analyser sérieusement une réponse à un cahier des charges aussi long et complexe en 2 jours. Le résultat est que 50% des demandes du cahier des charges ne sont toujours pas démarrée 3 ans après le démarrage. Les fonctions principales comme l’inventaire exhaustif des équipements ou le paramétrage des flux facilitant l’organisation des opérations de maintenance, sont toujours en cours de construction. Nous voyons ici qu’il est impératif de se concentrer sur les fonctions essentielles. La réussite est à ce prix.
L’accompagnement : La clé du succès
Les équipes de consultant DSDSYSTEM qui travaillent sur la GMAO Altair Enterprise ont plus de 10 ans d’expérience dans la mise en œuvre de logiciel de GMAO. Ils savent faire la part des choses entre ce qui est important de ce qui est accessoire. Nous allons donc aller à l’essentiel et vous guidons avec pertinence dans votre projet.
Notre GMAO 100% web a été développée sur les conseils d’anciens responsables maintenance. Altair Enterprise répond à des problématiques vécus sur le terrain : les astreintes de nuit, les casses machines, le manque de personnel, les « stock zéro » sur des pièces stratégiques… Notre expertise s’est faite sur terrain, pas depuis un bureau.
